Portail Intranet/Extranet
et gestion contacts pour Insurance Europe

Solution de gestion documentaire et des courriers

Remplacer la solution en place, plus maintenue, par un outil flexible et plus efficace.

L'association Insurance Europe souhaitait améliorer la gestion de ses documents ainsi que de ses contacts. Le but était aussi de rendre ses documents accessibles à l’ensemble de ses membres de manière plus structurée.
 

La solution mise en place

 

La solution

Mise en place d’une solution Intranet/Extranet/gestion Contacts .

Les 3 projets suivants ont été mis en place pour l’association Insurance Europe: Intranet et Extranet basés sur SharePoint, application de gestion des contacts.
 

Les avantages de la solution

  • Remplacement de l’outil en place, par une solution de pointe, évolutive et d’avenir.
  • Exploitation de la flexibilité de SharePoint et de TeamForce (workflow).
  • Meilleure gestion des contacts et droits d’accès.
  • Plus grande efficacité du système de gestion des commentaires sur les documents.


Le projet en détail

 

Solution de gestion documentaire Intranet/Extranet basée sur Sharepoint, gestion des contacts.

Plusieurs projets ont été mis en place pour la fédération Insurance Europe:

  • Intranet SharePoint : génération de documents sur base de templates.
  • Application de gestion des contacts : gestion des contacts d’Insurance Europe et de leurs droits d’accès aux applications
  • Extranet SharePoint : accès par tous les membres d’Insurance Europe à travers l’Europe. Il contient les documents publiés par l’association et est soumis à validation/commentaires aux membres.

Le principe de fonctionnement du coeur de l’application est le suivant:

  • Génération d’un document sur base d’un template dans l’intranet. Le document est automatiquement uploadé dans un dossier prédéfini.
  • Le document est publié vers l’extranet, dans un ou des projets définis.
  • Les membres européens ayant accès au projet peuvent émettre des commentaires directement dans les documents prévus.
  • Les différents membres d’une même association collaborent dans un même document.
  • Une fois que l’association est satisfaite de sa version, elle valide le document qui est alors renvoyé vers l’intranet.
  • Le responsable du projet doit alors consolider les différentes remarques émises par les membres afin de créer la version suivante du document.

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Véronique Van Dongen - ICT Manager

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