Un outil de gestion unique et intégré pour ISB
(International School of Brussels)

Mise en place de l’ERP Microsoft Dynamics NAV pour l’entièreté de la gestion de l’école

Un seul outil de gestion permettant de gérer l’administration de toutes les activités de l’école avec un maximum de souplesse au quotidien.


ISB, International School of Brussels, avait besoin d’une solution particulièrement  flexible, capable de répondre et de s’adapter aux nombreuses exigences des utilisateurs (gestion de l’administration des étudiants, de toutes les activités de l’école, du budget, de la comptabilité, du service achats et du reporting).

Le nouvel ERP devait donc permettre de gérer toute l’activité administrative de l’école, ce qui rendait le défi encore plus important pour COMPUTERLAND (anciennement Orda-S).
 

La solution mise en place

 

La solution

Un seul outil de gestion souple, flexible et puissant? Possible pour une école comme ISB? Avec NAV, l’administration de toutes les activités de l’école a pu être intégrée avec une efficacité optimale!

ISB dispose dorénavant d’un outil de gestion unique, répondant aux besoins actuels et futurs d’une école en permanente évolution.

L’ERP mis en place par COMPUTERLAND s’est en effet adapté comme un gant au fur et à mesure des années aux nouvelles activités extra-scolaires d’ISB.
 

Les avantages de la solution

  • exploitation aisée des données de gestion des divisions/départements et projets grâce à la puissance du module analytique de Microsoft Dynamics NAV.
  • une seule base de données, une source d’information unique et partagée en temps réel: administration des étudiants, gestion des budgets, des commande achats, pré-enregistrements des facture d’achats, scanning, approbations et comptabilité.
  • gains de productivité: facturation automatique des droits d’inscription et les frais scolaires.
  • automatisation de la gestion des paiements: intégration parfaite avec les banques grâce aux fonctionnalités CODA, domiciliations et paiements fournisseurs.
  • automatisation des processus administratifs: création de documents comme les listes de présences grâce à l’utilisation intégrée de la fonction “mail merge” de Microsoft Word.
  • partenariat de qualité, continuité du service et longue relation de confiance avec COMPUTERLAND (anciennement Orda-S).


Le projet en détail

 

Mise en place d’une seule application de gestion. Comment gérer l’administration de toutes les activités de l’école de façon dynamique, tout en s’intégrant harmonieusement à l’environnement en place ?

Tel est le défi que COMPUTERLAND a accepté de relever. Ecole internationale située au cœur de Bruxelles, ISB se présente comme un acteur particulièrement dynamique et avancé. Les décisions prises impliquent en général une réponse adaptée, rapide et collant aux exigences et à la vision de la direction.

Pourquoi Microsoft Dynamics NAV ? Ses nombreuses fonctionnalités standards et sa grande ouverture constituaient deux piliers de la nouvelle solution envisagée par l’International School of Brussels. Pouvoir bâtir sur un socle fonctionnel solide et une architecture facilitant le développement d’interfaces rapides, telles étaient en effet deux des priorités pour la nouvelle solution de gestion intégrée.

De nombreux modules et fonctionnalités ont été mises en place et façonnées aux souhaits d’ISB: comptabilité, contrôle budgétaire, gestion des commande d’achats jusqu’aux facture d’achats, gestion des étudiants, des adultes, des parents, des sociétés et des contact divers, incluant les factures de frais scolaires ou de type «divers».

Une base fonctionnelle riche, mais encore ?

Sans être exhaustifs, nous reprenons ci-après avec un peu plus de détails les principales fonctionnalités mises en place et affinées par COMPUTERLAND en réponse aux besoins multiples et évolutifs d’ISB. L’anglais étant la langue de travail de l’école, certains termes n’ont volontairement pas été traduits pour conserver toute la précision de l’application en place:
 

  • Module « sales registrations »: facturation automatique de divers types d’articles, de postes ou de frais (par exemple le transport de bus, les activités extra-scolaires, les frais de repas). Ces derniers sont soit encodées manuellement dans NAV, soit automatiquement importés à partir d’autres logiciels, externes à Navision.
    Les factures sont paramétrables en fonction des catégories d’articles (par exemple les livres, les repas, les activités sportives). L’application produit une facture groupée par famille, reprenant toutes les activités des étudiants de cette famille.
    Il est en effet possible, pour chaque catégorie d’articles, de définir l’adresse de facturation, la personne à qui la facture sera envoyée, en fonction de la nature de ces articles.

  • Gestion des personnes/ressources: en plus de la partie principale qui concerne la gestion des étudiants eux-mêmes, les parents peuvent également être gérés comme individus (adultes), tout comme la famille en tant qu’entité. En effet, les relations entre les élèves, les adultes, les parents, le staff et les entreprises sont également couvertes par la solution intégrée.

  • Gestion des budgets: toutes les demandes budgétaires sont prises en compte, des commandes d’achats jusqu’à la génération automatique des factures d’achats (à valider) en passant par le scanning et la gestion des approbations à deux niveaux.  En fin de processus, l’intégration à la comptabilité est complète, offrant un gain de temps précieux et réduisant hautement les doubles encodages et risques d’erreur.

  • Historique étendu: toutes les modifications réalisées au niveau données sont conservées, permettant d’aisément retrouver ce qui a été changé, quand et par qui.

  • Outil d’analyse et de décision en temps réel: la puissance du module analytique de Microsoft Dynamics NAV offre de nombreuses possibilités d’exploitation directe des données, notamment au niveau de la gestion des divisions/départements et projets, particulièrement importante pour l’International School of Brussels.

"Alors que le projet de départ se limitait à la comptabilité et la gestion des commandes, la souplesse de Microsoft Dynamics NAV et les compétences de l’équipe COMPUTERLAND nous ont rapidement amenés à prendre la décision de faire de NAV et de sa base SQL, le centre névralgique de toute la gestion logicielle de l’International School of Brussels."

Francis Trappeniers - Directeur Financier

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