Une application de gestion métier s’intégrant dans
l’environnement de la Brasserie d’Orval

Mise en place de l’ERP PowerPartner, conçu et développé pour le secteur alimentaire et des brasseries

Un seul outil de gestion standard, centralisant et rationnalisant l’ensemble des données de la Brasserie et de la Fromagerie d’Orval


La Brasserie conçoit, fabrique et commercialise 2 produits Trappistes, la bière d’Orval et le fromage d’Orval.
 
L’architecture applicative de la Brasserie était composée de différents ilots relativement indépendants les uns des autres. La mise à disposition, l’implantation et la mise en exploitation d’une solution ERP s’imposait donc.
 
La solution de gestion recherchée devait répondre à l’ensemble des besoins métiers et des particularités de l’activité brassicole et de fromagerie, tout en assurant :

  • la centralisation et la rationalisation des données de gestion de l’entreprise,
  • le partage de l’information entre les différents services de la Brasserie et de la Fromagerie,
  • une meilleure visibilité de l’ensemble de la gestion de stock,
  • l’orientation vers un système ouvert aux nouvelles technologies.
 
Gérer la croissance en respectant les normes en vigueur et profiter de l’expérience d’un partenaire connaissant les besoins du secteur brassicole, tel était le défi demandé à COMPUTERLAND avec l’ERP PowerPartner.
 

La solution mise en place

 

La solution

Logiciel ERP intégrant la gestion de production, ventes, achats, stocks, qualité, accises et comptabilité pour une quarantaine d’utilisateurs.

Gestion de l’ensemble des processus métiers de la Brasserie et de la Fromagerie d’Orval avec PowerPartner. Intégration de l’ERP dans l’environnement existant et interface avec les applications externes en place. Développement et mise en place d’une application intégrée de gestion et de contrôle de qualité.
 

Les avantages de la solution

  • une seule application de gestion intégrée : une base de données unique (ERP), gain de temps et forte diminution des risques d’erreurs
  • gains en productivité : un seul outil mettant à disposition des utilisateurs des informations à jour et accessibles en temps réel
  • richesse fonctionnelle d’un ERP vertical et standard du marché, conçu pour le  secteur alimentaire et des boissons
  • traçabilité complète des produits au travers de l’ensemble des processus de production, achats, stocks et ventes.
  • gestion de stock : meilleure qualité de l’information disponible au niveau des stocks, de leur valorisation, des comptages et des données nécessaires à la production.
  • relation de proximité et de confiance avec COMPUTERLAND, partenaire expérimenté dans le secteur alimentaire et des brasseries.


Le projet en détail

 

Mise en place de PowerPartner à la Brasserie et la Fromagerie d’Orval : une seule application de gestion s’intégrant harmonieusement à l’environnement existant.

PowerPartner couvre l’ensemble des besoins fonctionnels et des processus métiers de la Brasserie d’Orval : production, ventes, achats, stocks, qualité, accises et comptabilité pour une quarantaine d’utilisateurs.

De nombreuses spécificités sont liées à la nature des produits de la Brasserie et de la Fromagerie, ainsi qu’aux exigences légales de ce secteur, entre autres :

  • gestion des lots de production avec traçabilité complète (en amont et en aval)
  • gestion des stocks suivant la méthode FEFO (First Expired First Out), tenant compte des dates de péremption des produits
  • gestion étendue des droits d’accises
  • gestion des déclarations AC4 : relevé hebdomadaire demandé par l’Administration des Douanes et Accises aux producteurs d’alcool
  • envoi des e-AD dans la base de données EMCS (Excise Movement and Control System) : base de données européenne centralisant tous les mouvements d’alcool avant paiement des accises.

L’intégration des modules suivants est totale dans PowerPartner (une seule base de données et une seule application de gestion, interfacée aux applications externes déjà en place) :

Gestion commerciale (ventes, stocks et achats)

Les fonctionnalités standards de gestion de stocks, achats, ventes et statistiques sont opérationnelles, de l’offre jusqu’à la livraison et la facturation.

COMPUTERLAND a également intégré les besoins spécifiques à la Brasserie et la Fromagerie d’Orval dans la solution PowerPartner, comme par exemple :
  • l’intégration des processus EDI pour la grande distribution : réception des commandes, génération des avis de livraison, génération des confirmations de livraison et des factures de vente.
  • la gestion des consignations : l’utilisation de palettes louées (CHEP) présente l’avantage de toujours pouvoir disposer de palettes en bon état. La solution permet de connaître à tout moment l’état du stock chez Orval et chez les clients. Le contrôle des factures de location reçues de CHEP est également assuré.
  • la gestion des vidanges : le stock des vidanges est géré en temps réel et de manière dynamique sur l’ensemble de la Supply Chain (avec facturation des consignes).
  • la mobilité pour la gestion des expéditions par terminaux portables (TP) et tablettes: chargement des palettes et scannage de celles-ci sur les camions, scanning des expéditions des fromages et de la gestion de la qualité.
  • la génération et l’impression d’étiquettes SSCC (Serial Shipping Container Code), scannées sur les palettes pour l’identification de celles-ci à l’expédition. Gestion des barres-codes EAN128 et d’étiquettes 2D pour l’expédition des fromages.
  • la mobilité interne (tablettes wifi) au niveau des tournées de contrôle (données relevées d’appareils ou de compteurs et intégrées dans la base de données de l’ERP).

Gestion de production

Quelques outils très utiles ont été mis en place pour ajuster les nombreuses fonctionnalités standards aux besoins d’Orval, entre autres :
  • aide à la création des ordres de fabrication (OF) : génération automatique des OF de produits intermédiaires, de niveau inférieur, tout en tenant compte des capacités des cuves de fermentation.
  • importation du stock de soutirage : PowerPartner va directement lire les informations dans la base de données du logiciel pilotant la chaîne de soutirage de la Brasserie. L’interface fonctionne dans les 2 sens, permettant également la création automatique des palettes soutirées dans le stock.

Gestion/contrôle de qualité

Il s’agit ici d’un module complémentaire, développé par COMPUTERLAND en collaboration avec la Brasserie d’Orval pour la gestion de la qualité au sein de son laboratoire interne. Les principales fonctionnalités sont :
  • définition des plans de contrôle : analyses à effectuer, valeur admises (normes)
  • création automatique des ordres de contrôle : sur base de la réception des produits achetés (malt, fromage, lait) ou de la création d’OF de produit finis ou semi-finis.
  • gestion des prélèvements : effectués dans des récipients identifiés par un barre-code unique, puis analysés avec les instruments adéquats pour pouvoir en intégrer les résultats dans les ordres de contrôle. Libération éventuelle des lots en fonction de ces résultats.
  • blocage des lots : possibilité de bloquer des lots dans PowerPartner si la procédure de confirmation des résultats d’analyse n’est pas complètement respectée.
  • scanning intégré : les données des prélèvements réalisés sont intégrées dans l’ERP, permettant de garantir la qualité des produits finis dans le respect des normes en vigueur dans le secteur alimentaire et brassicole.

Comptabilité générale et analytique

La Brasserie d’Orval bénéficie chaque jour des nombreux avantages d’un module de comptabilité intégré, comme par exemple:
  • la réduction importante des encodages
  • des données toujours accessibles en temps réel
  • l’automatisation des processus de facturation
  • la gestion totalement automatisée des rappels de paiements
  • le suivi des encours maximum par client
  • des alertes lors d’encodages pour éviter d’expédier à des clients en retards.

Au-delà des besoins habituels couverts par un logiciel comptable, PowerPartner met à disposition des utilisateurs des départements Brasserie et Fromagerie des tableaux paramétrables souples et riches en fonctionnalités, permettant une gestion fine et axée sur la prise de décision en temps réel.

Au-delà de l’ERP, La Brasserie d’Orval fait également appel aux services de COMPUTERLAND pour le support de son infrastructure (virtualisation et stockage partagé) et certains projets IT (responsabilité globale).
 

"Au-delà des critères techniques et du savoir-faire métier, nous recherchions, pour la mise en place d’un tel projet, un partenaire qui comprend nos besoins, qui a la volonté de s’y adapter et qui ose proposer des solutions innovantes et adaptées à notre métier et environnement.

La qualité du dialogue et la disponibilité des équipes ont été de réelles valeurs ajoutées au succès de la mise en place de Power Partner et de son acceptabilité par l’ensemble du personnel.

Leur expérience déjà bien ancrée dans le secteur brassicole a été un facteur de réussite mais nous avons pu également les mettre au défi de nouveaux développements."

Philippe Henroz - Directeur Général

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